Archivierung und Aufbewahrung medizinischer Unterlagen und von Patientenmaterial

Patientenunterlagen und Patientenmaterial unterliegen einer Aufbewahrungsfrist. Je nach Art der aufzubewahrenden Gegenstände sind diese Fristen verschieden lang. Im Einzelnen bestehen folgende Aufbewahrungsfristen:

1. Karteikarten und sonstige Dokumentationen des Behandlungsverlaufs

(Elektronisch und papierförmig):

Hierzu zählen sämtliche ärztliche Aufzeichnungen, und zwar unabhängig davon, ob sie vom Pathologen oder anderen Ärzten angefertigt wurden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre, gerechnet vom Abschluss der Behandlung. Dies ergibt sich aus § 10 Abs. 3 Musterberufsordnung, der unverändert in sämtliche Berufsordnungen übernommen wurde.

Die gleiche Aufbewahrungsfrist ergibt sich nach der Krebsfrüherkennungs-Richtlinie für Gynäko-zytologische Befunde nebst den dazugehörigen statistischen Zusammenfassungen.

2. Paraffinblöckchen und Feuchtmaterial

Paraffinblöckchen sind bei zertifizierten Brustzentren nach den Qualitätsanforderungen der deutschen Gesellschaft für Senologie und der deutschen Krebsgesellschaft mindestens zehn Jahre aufzuheben. Die übrigen Blöckchen sind nach einer Empfehlung der Bundesärztekammer vom 08.02.1991 länger als zwei Jahre aufzuheben.

Feuchtmaterial ist möglichst länger als vier Wochen aufzuheben. Bei zertifizierten Brustzentren ist dies ausdrücklich geregelt, in den übrigen Fällen entspricht die Frist einer Empfehlung der Bundesärztekammer vom 08.02.1991.

3. Abrechnungsunterlagen

Die Sicherungskopien der Datenträgerabrechnungen sind acht Quartale lang aufzuheben, § 42 Abs. 6 Bundesmantelvertrag-Ärzte. Gleiches gilt für Abrechnungs- und Überweisungsscheine.

Da Abrechnungsunterlagen gleichzeitig steuerliche Bedeutung haben, gelten für kassen- und privatärztliche Abrechnungsunterlagen die allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Insbesondere Buchungsbelege, Rechnungen, KV-Abrechnungen, Kontoführungsunterlagen und Gewinn- und Verlustrechnungen/Bilanzen sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden.

4. Bedeutung der Aufbewahrungsfristen für die Arzthaftung

Verletzt ein Arzt Aufbewahrungsfristen mit der Folge, dass ein Patient Arzthaftungsansprüche hierdurch nicht beweisen kann, erleidet der Arzt schwere prozessuale Nachteile bis hin zur Beweislastumkehr. Es ist deshalb zu empfehlen, sich genau an die vorstehend unter 1-3 genannten Aufbewahrungsfristen zu halten.

Vereinzelt wird empfohlen, über diese Fristen hinaus Patientenunterlagen aufzubewahren bis hin zum spätestens Zeitpunkt, zu dem ein Patient noch Haftungsansprüche geltend machen kann (längstenfalls 30 Jahre nach Abschluss der Behandlung). Dem ist nicht zu folgen. Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung ist Aufgabe der Patientenunterlagen die Dokumentation des Behandlungsverlaufs und gegebenenfalls die Information von Nachbehandlern. Aufhabe von Unterlagen ist es nicht, eventuelle Haftungsansprüche des Patienten zu belegen. Ein Arzt, der länger, als er dazu verpflichtet ist, Patientenunterlagen aufbewahrt, erleichtert lediglich den Patienten die Durchsetzung eventueller Ansprüche. Es wird deshalb empfohlen, die vorgenannten Aufbewahrungsfristen einzuhalten, aber nicht wesentlich zu überschreiten.